Syndic

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit remplir plusieurs missions. Il représente la copropriété et s'occupe de sa gestion administrative et financière. Il est également chargé d'entretenir l'immeuble et d'exécuter les décisions prises en assemblée générale.

La gestion administrative de la copropriété

Le syndic de copropriété établit et tient à jour la liste de tous les copropriétaires ainsi que les lots leur appartenant.

Le syndic doit convoquer une assemblée générale de copropriété au moins une fois par an. À cette occasion, il établit l'ordre du jour de l'assemblée générale, avec la collaboration du conseil syndical. À la fin de l'assemblée, c'est également le syndic qui rédige le compte rendu de la réunion et envoi le procès-verbal aux copropriétaires.

Le syndic est ensuite chargé d'exécuter les délibérations de l'assemblée. La loi ne fixe aucun délai pour l'exécution des décisions: il est donc utile de le préciser dans la résolution.

Enfin, le syndic a l'obligation d'immatriculer la copropriété sur un registre qui recense l'identité du syndicat, sa date de création, le nombre et la nature des lots, le nom du syndic, les données financières, etc.

À savoir: le syndic doit conserver les archives de la copropriété. S'il décide de déléguer cette tache (compte tenu du volume croissant de documents à conserver), il doit obtenir l'accord de la copropriété et ne peut pas réclamer de frais de garde pour cette tâche.

La comptabilité de la copropriété

Autre mission du syndic de copropriété: tenir la comptabilité du syndicat et la position comptable de chaque copropriétaire. À tout moment, le syndic doit être en mesure de présenter ces documents comptables au conseil syndical qui lui en fait la demande.

C'est également au syndic d'établir le budget prévisionnel pour chaque exercice.

Par ailleurs, chaque année, lors de l'assemblée générale de copropriétaires, le syndic rend compte de sa gestion financière. A la suite de la présentation des comptes, le syndic demande aux copropriétaires d'approuver sa gestion.

Le syndic à l'obligation d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Seules les petites copropriétés de moins de 16 lots principaux peuvent dispenser le syndic d'ouvrir un compte séparé. Cette dispense se vote à la majorité absolue de l'article 25.

L'entretien de l'immeuble

Le syndic a également pour mission de pourvoir à la conservation, à la garde et à l'entretien de l'immeuble. Ainsi, il peut, de sa propre autorité, faire effectuer les menues réparations et les travaux d'entretien courant.

Par contre, sauf en cas d'urgence, les travaux plus importants doivent être autorisés au préalable par l'assemblée générale de copropriété.

Le syndic peut également signer tous les contrats nécessaires au fonctionnement de la copropriété, comme les contrats d'entretien des parties communes et des équipements communs (tels que les ascenseurs, la chaudière, etc.). Il signe également les contrats de fourniture d'eau, d'électricité, de gaz, etc.

C'est également le syndic qui élabore et tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble.

À savoir: le syndicat des copropriétaires à l'obligation d'assurer l'immeuble. La souscription du contrat d'assurance est votée en assemblée générale. En cas de refus, le syndic pourra signer d'office un contrat d'assurance pour le compte de la copropriété.

La gestion du personnel de la copropriété

Les salariés de la copropriété (gardien, concierge, jardinier...) sont les employés du syndicat des copropriétaires, et non du syndic. Toutefois, ils sont placés sous l'autorité du syndic. À ce titre, une des missions du syndic consiste à embaucher et licencier les employés du syndicat.

Le syndic s'occupe également des bulletins de salaire des employés, ainsi que de la gestion des remplacements des salariés absents pendant leurs congés, leurs arrêts maladie ou maternité.

Par contre, le syndic ne peut pas embaucher du personnel supplémentaire sans l'autorisation des copropriétaires réunis en assemblée générale.

Représenter le syndicat des copropriétaires

Le syndic est compétent pour représenter le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers. En tant que mandataire de la copropriété, il passe les contrats en son nom et pour son compte.

Le syndic représente également la copropriété en justice. Il n'a pas besoin d'autorisation de l'assemblée générale pour défendre la copropriété lorsqu'elle est attaquée ou en cas d'action en référé.

En dehors de ces deux cas, le syndic doit obligatoirement une autorisation préalable de l'assemblée générale à la majorité simple de l'article 24 pour agir en justice au nom de la copropriété.

Administration, gestion, conservation et valorisation de la copropriété, choix des prestataires, suivi des travaux ou encore application des décisions prises en assemblée générale…, les champs d’intervention et les compétences qui y sont associées confèrent au syndic un rôle déterminant au sein de la copropriété.

Pour exercer ses missions, le syndic professionnel doit :

• Posséder une carte professionnelle
• Ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom de la copropriété (sauf vote contraire de l’assemblée générale des copropriétaires). Si les copropriétaires ont choisir d’élire l’un des leurs, la personne désignée doit obligatoirement ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
• Avoir contracté une assurance responsabilité civile professionnelle
• Disposer d’une garantie financière suffisante pour couvrir les fonds de tous les syndicats gérés (110 000 euros minimum)

• Il prend en charge l’administration et la conservation de l’immeuble.
• Il contracte les assurances de l’immeuble, négocie et signe les contrats d’entretien.
• Il établit le budget prévisionnel, les comptes du syndicat des copropriétaires et les décomptes individuels de charges de chaque propriétaire.
• Il procède au recouvrement des charges auprès de chaque copropriétaire. Il archive tous les documents de la copropriété.
• Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires, il le représente notamment devant la justice.

• Établit et tient à jour la liste des copropriétaires avec indication des lots.
• Détient les procès-verbaux d’assemblées générales, les archives de la copropriété sauf si le syndicat des copropriétaires a décidé de confier ses archives à une entreprise tiers (règlement de copropriété, division de lots…).
• Tient à jour le carnet d’entretien.
• Engage et gère le personnel nécessaire au bon fonctionnement de l’immeuble.
• Convoque et anime les assemblées générales dans le respect de la législation en vigueur.
• Négocie et signe les contrats d’entretien afférents à la gestion de l’immeuble.
• Établit le budget prévisionnel et les comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que les décomptes individuels des charges de chaque copropriétaire.
• Contribue à valoriser le patrimoine des copropriétaires.
• Veille à l’entretien des parties communes.
• Surveille l’exécution des travaux décidés en assemblée et souscrit les polices d’assurance.

• justifier d’une aptitude professionnelle (diplôme et/ou solide expérience sur le terrain).
• disposer d’une garantie financière destinée à assurer les fonds qu’il détient pour le compte de tiers. Le montant de la garantie minimum est de 110 000 €.
  Sa carte professionnelle porte la mention « peut recevoir des fonds » et tous ses documents commerciaux celles relatives au montant de la garantie, le nom et l’adresse du garant.

• bénéficier d’une assurance en responsabilité civile professionnelle contre les conséquences pécuniaires dont il pourrait être tenu responsable dans le cadre de ses activités.
• prouver qu’il n’est pas frappé d’une incapacité ou d’une interdiction d’exercer la profession.

Les honoraires :

Si les honoraires du syndic sont libres, ils présentent la particularité de se partager en deux parties: une partie forfaitaire pour ses prestations de gestion courante, et une autre partie spécifique pour ses prestations complémentaires.

Dans le cadre de la loi ALUR et de la mise en œuvre du modèle type de contrat de syndic, à compter du 1er juillet 2015, pour tous les contrats conclus et ceux renouvelés à partir de cette date, le contrat de syndic prévoit une rémunération annuelle forfaitaire pour les prestations de gestion courante.

Ce contrat type fixe une liste limitative de prestations particulières, non incluses dans le forfait, pouvant donner lieu à une rémunération complémentaire à la rémunération annuelle et forfaitaire.